COMO OTIMIZAR LISTAGENS DE INFORMAÇÕES

COMO OTIMIZAR LISTAGENS DE INFORMAÇÕES

Ao montar uma planilha, você deve levar em consideração o tipo de informação que ela deverá armazenar. No seu dia-a-dia de uso do Excel, é provável que você já tenha tido problemas com informações que não estão tão organizadas quanto deveriam, ou dificuldades para classificar dados; você pode até mesmo ter perdido um tempo razoável procurando por espaços duplicados em suas planilhas ou pontos e traços fora de lugar.

A planilha especial a seguir utiliza validação de dados e formatação de valores para dar um "banho de loja" em uma tabela com este tipo de problema. Dispomos de um pequeno banco de dados de clientes que não está bem organizado: entre outros problemas, os telefones não seguem um padrão e os endereços estão em formatos completamente diferentes, de forma que qualquer tentativa de filtrar registros a partir de determinado critério será trabalhosa.

Informações 

Na tabela acima, temos um pequeno cadastro de clientes de uma empresa. Ela possui os seguintes campos: 

• Nome do cliente; 
• CPF; 
• Endereço completo; 
• Email; 
• Telefone. 

Problema 

Suponha que desejamos entrar em contato com todos os clientes que moram em São Paulo, para confirmar suas presenças em um evento. Também descobrimos que será necessário verificar todos os CPFs dos moradores do Jd. Rios, em Belo Horizonte. 

É fácil cumprir as tarefas acima neste cadastro de dez clientes. O que fazer, contudo, quando o número de clientes é maior? A tabela acima está mal organizada: note o estado errado na linha 12 e as variações no preenchimento dos campos. Para uma quantidade maior de dados, será muito difícil recuperar informações desta planilha.

Baixe a planilha para saber como os dados devem ser organizados para que você possa tirar o máximo das suas informações.

Solução 

Na aba "SOLUÇÃO", a tabela foi reorganizada de forma a separar melhor os dados. A ordem dos campos foi revista, e novas colunas foram adicionadas: o campo endereço, por exemplo, foi dividido em endereço, número, complemento, bairro, cidade, estado e CEP. Observe o auto-filtro nas colunas bairro, cidade e estado: podemos filtrar imediatamente os dados desejados com a tabela organizada desta forma. 

Outra mudança importante é a utilização de validação e formatos de célula adequados para cada campo. Colunas de valores numéricos, como CPF, telefone e CEP, foram modificadas de forma a só permitirem a inserção de algarismos. Quando um número é inserido em uma célula dessas colunas, a formatação de célula é aplicada de forma a inserir os pontos ou traços necessários para visualização. Isto facilita o trabalho de quem preenche a planilha, mantém seus dados organizados e permite manipulações mais eficientes. 

Baixe a planilha para saber como os dados devem ser organizados para que você possa tirar o máximo das suas informações.

Baixe a planilha para praticar.

BOA SORTE.