quinta-feira, 28 de fevereiro de 2013

CONTROLANDO O CAIXA




Como apresentar de uma forma automática cada grupo da conta do Caixa e analisar o seu respectivo histórico?

  • O que fazer para estruturar uma planilha para controlar o caixa?
  • Como fazer para controlar cada grupo de contas com a função SOMASE?
  • Como analisar melhor cada grupo de conta e destacar na tela apenas aquelas que efetivamente precisam ser investigadas através do uso da ferramente de auto-filtro do Excel?

Esse e muitos outros detalhes é o que veremos nessa planilha.



Informações 
  • Essa planilha apresenta um exemplo hipotético de entradas e saídas de caixa; 
  • É preciso determinar o valor de cada grupo de contas; 
  • É preciso classificar as contas por descrição e/ou por histórico. 
O que fazer? 
  • Para estruturar uma planilha para controlar o Caixa? 
  • Para determinar o valor de cada grupo de contas? 
  • Para analisar melhor cada grupo de conta e destacar na tela apenas aquelas que efetivamente precisam ser investigadas no momento, pois estão afetando o Caixa? 
Problema 
  • Como apresentar de uma forma automática cada grupo da conta do Caixa e analisar o seu respectivo histórico?
Solução
  • Para ter acesso a solução do problema e obter as informações para a construção da planilha, clique:  Baixar planilha

terça-feira, 26 de fevereiro de 2013

COMO PROJETAR E AJUSTAR A RECEITA DE VENDAS





COMO PROJETAR E AJUSTAR A RECEITA DE VENDAS




Descrição

Como deixar uma planilha de projeção das receitas de vendas mais automática e evidenciar eventuais ajustes nos preços, volumes e variações cambiais projetadas?

Elaborar a projeção de receitas de venda envolve a atenção de diversos detalhes como a necessidade ajustes e atualização de dados no futuro quando não são estruturados de forma automática.

Quando os ajustes de uma planilha são feitos manualmente, a probabilidade de erros e “esquecimentos” é muito maior, o que aumenta na mesma proporção a probabilidade de erros no resultado final e consequentemente na análise e, o que é pior, na tomada de decisão.

Na elaboração de uma planilha muitos tentam “encurtar” o trabalho fazendo ajustes direto na fórmula de uma ou mais células, o que provoca um processo demorado na busca de eventuais diferenças para localizar o “porquê” os valores não apresentam um resultado final desejado, principalmente quando mais de uma pessoa mexe na mesma planilha com objetivos diferentes.

Vejamos como isso pode ser feito de forma prática!

Informações

  • Elaborar a projeção de receitas envolve a atenção de diversos detalhes como a necessidade ajustes e atualização de dados no futuro quanto não são estruturados de forma automática;
  • Quando os ajustes de uma planilha são feitos manualmente, a probabilidade de erros e “esquecimentos” é muito maior, o que aumenta na mesma proporção a probabilidade de erros no resultado final e consequentemente na análise e, o que é pior, na tomada de decisão;
  • Na elaboração de uma planilha muitos tentam “encurtar” o trabalho fazendo ajustes direto na fórmula de uma ou mais células, o que provoca um processo demorado na busca de eventuais diferenças para localizar o “porquê” os valores não apresentam um resultado final desejado, principalmente quando mais de uma pessoa mexe na mesma planilha com objetivos diferentes;
  •  Como podemos ver, é necessário estudar uma forma de deixar uma planilha como essa mais automática e de fácil atualização.

O que fazer?

  • Se datas projetadas não são automáticas e há sempre a necessidade de ajustes;
  • Se não são evidenciados os eventuais ajustes no tempo do Preço de Venda e Volume por produto assim como a Variação Cambial para os produtos exportados?;
  • Se eu quiser deixar automática a periodicidade das projeções, dependendo de interesses internos na empresa e necessidade de detalhamento, podendo mudar a periodicidade em diversas formas como anual, mensal, trimestral, etc.

Pergunta

  • É possível deixar uma planilha de projeção das receitas mais automática e evidenciar eventuais ajustes nos preços, volumes e variações cambiais projetadas?



segunda-feira, 25 de fevereiro de 2013

COMPARANDO AUTOMATICAMENTE O REAL X ORÇADO








Como é possível automatizar relatórios gerenciais de controle Real x Orçado de Entradas e Desembolso de Caixa com o uso de Macros gravadas para facilitar e agilizar o processo de análise?

O que fazer para acionar essas macros através de um botão de Formulário do Excel;

Para completar o Relatório mensal Real x Orçado com contas que vão além das Entradas e Desembolso de Caixa, como:
  • Nível desejado de Caixa;
  • Empréstimos a Captar;
  • Aplicações no Mercado Financeiro;
  • Amortização de Empréstimos;
  • Resgate de Aplicação Financeira.
  • Vejamos como tudo isso pode ser feito de forma simples e criativa.












Informações 


Essa planilha apresenta valores para análise comparativa de ENTRADAS e DESEMBOLSO de Caixa, confrontando o REAL x ORÇADO; 
É preciso buscar uma forma rápida de visualização adequada dos valores, sendo hora REAL hora ORÇADO e, am alguns momentos REAL x ORÇADO; 
É preciso apresentar a disponibilidade de caixa, para que possa ser re-planejado o futuro programado o futuro da empresa;
O que fazer? 

Para visualizar de forma rápida os valores de Desembolsos e Entradas de Caixa? 

Para criar uma macro gravada para apresentar hora o Real, hora o Orçado e hora o Real x Orçado; 

Para acionar essas macros através de um botão de Formulário do Excel; 

Para completar o Relatório mensal Real x Orçado com contas que vão além das Entradas e Desembolso de Caixa, como:
  • Nível desejado de Caixa; 
  • Empréstimos a Captar; 
  • Aplicações no Mercado Financeiro; 
  • Amortização de Empréstimos; 
  • Resgate de Aplicação Financeira. Problema

Como é possível automatizar relatórios gerenciais de controle Real x Orçado de Entradas e Desembolso de Caixa com o uso de Macros gravadas para facilitar e agilizar o processo de análise?

Solução

Para que possamos encontrar as respostas para o respectivo problema e montar a planilha definitiva, clique: Baixar planilha
BOA SORTE

quinta-feira, 21 de fevereiro de 2013

COMO SELECIONAR PROJETOS COM RESTRIÇÃO DE CAPITAL



COMO SELECIONAR PROJETOS QUANDO HÁ RESTRIÇÃO DE CAPITAL

Nesta planilha especial, você encontra um método de otimização de investimentos envolvendo a ferramenta Solver, do Excel. Suponha que você pode investir em seis projetos distintos, independentes e com VPLs positivos; contudo, há uma restrição de capital que impede que todos sejam aprovados.

Como investir neste caso? Desejamos gastar o máximo possível do capital disponível, obtendo a maior soma de VPLs. Este problema pode ser resolvido facilmente através da aplicação do Solver. Veja a planilha para conhecer a solução deste problema!


CAPITAL DISPONÍVEL
 R$  100.000,00



Projeto
Investimento
VPL
A
 R$     45.000,00
 R$        5.000,00
B
 R$     15.000,00
 R$        1.500,00
C
 R$     60.000,00
 R$        4.000,00
D
 R$     35.000,00
 R$        3.000,00
E
 R$     50.000,00
 R$        5.000,00
F
 R$     40.000,00
 R$        2.500,00
Total
 R$  245.000,00
 R$     21.000,00

Informações 
  • Temos 6 projetos sendo analisados; 
  • Todos os projetos são independentes. Portanto, todos eles podem ser aprovados simultaneamente; 
  • Todos os projetos têm VPL (valor presente líquido) positivo. 
O que fazer? 
  • Se a empresa dispuser de R$ 245.000 de capital, deverá aprovar todos os 6 projetos; 
  • Se a empresa dispuser de apenas R$ 50.000 de capital, deverá selecionar o projeto A, que demanda R$ 45.000 de investimento e projeta um VPL de R$ 5.000. O projeto E também apresenta um VPL de R$ 5.000, mas demanda um investimento de R$ 50.000. Os projetos B e D juntos demandam R$ 50.000 de investimento, mas projetam um VPL consolidado de R$ 4.500. Em resumo: considerando a restrição de capital de R$ 50.000, a combinação de projetos que maximiza o VPL é {A}; 
  • Se a empresa dispuser de apenas R$ 100.000 de capital, deverá selecionar os projetos A e E, que demandam R$ 95.000 de investimento e projetam no consolidado um VPL de R$ 10.000. Escolha qualquer combinação de projetos que respeite a restrição de capital de R$ 100.000, e você verá que nenhuma delas projetará um VPL consolidado superior a R$ 10.000. Em resumo: respeitando a restrição de R$ 100.000 de capital, a combinação de projetos que maximiza o VPL é {A, E}; 
  • Se a empresa dispuser de apenas R$ 150.000 de capital, deverá selecionar os projetos A, B, D e E, que demandam R$ 145.000 de investimento e projetam um VPL consolidado de R$ 14.500. Escolha qualquer combinação de projetos que respeite a restrição de capital de R$ 150.000, e você verá que nenhuma delas projetará um VPL consolidado superior a R$ 14.500. Em resumo: respeitando a restrição de R$ 150.000 de capital, a combinação de projetos que maximiza o VPL é {A, B, D, E}. 
Problema 
  • Como automatizar estes procedimentos que permitem encontrar a combinação de projetos que maximize o VPL, utilizando o recurso Solver do Excel?
Solução
  •  Para que possamos obter a resposta ao Problema acima e montar nossa planilha, clique em: Baixar planilha
Boa Sorte



quarta-feira, 20 de fevereiro de 2013

PROJETAR VENDAS COM REGRESSÃO LINEAR MÚLTIPLA




COMO PROJETAR VENDAS COM REGRESSÃO LINEAR MÚLTIPLA




Muitas vezes buscamos uma forma mais técnica para projetar a receita de vendas através de modelos estatísticos mais adequados.

Se a empresa entende que exista uma alta correlação entre o aumento de receita das vendas com os gastos com propaganda e também o incentivo através de comissão de vendas, estaremos então diante de uma Regressão Linear Múltipla, pois a Receita de Vendas é influenciada por mais de uma variável "controlada" .

Nesse caso é possível utilizar tanto a função PROJ.LIN (que pode dar informações estatísticas mais detalhadas) ou mesmo a função TENDÊNCIA (que é utilizada quanto já tenho certeza do auto grau de correlação entre as variáveis).

Vejamos então como projetar a receita de vendas para esse mês, tendo como correlação duas variáveis que, a princípio, influenciam no resultado de receita de vendas, que, através da estimativas são determinadas pelos gastos com propaganda e também pela comissão de vendas.

A tabela seguinte será a referência para a planilha definitiva do nosso exemplo de hoje:




























Informações

§  A tabela acima demonstra a evolução das receitas de uma empresa ao longo dos últimos 20 meses;
§  A evolução anual das receitas apresenta uma relação razoável com a evolução dos Gastos com Propaganda e Comissão de Vendas simultaneamente;
§  Isso pode caracterizar uma alta relação entre as variáveis dependentes (Vendas (Y)) e as variáveis independentes (Gastos com Propaganda (M1) e Comissão de Vendas (M2)) que devemos confirmar através da correlação do r2, que pode ser calculado através da expansão da função matricial do PROJ.LIN e também da função TENDÊNCIA do Excel para determinar esse grau de correlação.
§  Nesse caso temos um problema que envolve a regressão linear múltipla, pois vendas estão relacionadas com duas variáveis, que nesse caso são Gastos com Propaganda e Comissão de Vendas.  Se fosse relacionada a mais apenas uma variável, essa seria considerada como regressão linear simples.
§  Não aconselhamos que a variável dependente (X1) seja incluída na tabela como percentual, pois nesse caso o valor da fórmula retornará como incorreta. Aconselhamos que transforme em número absoluto, conforme demonstrado na coluna D da tabela.
§  Nesse caso é possível utilizar tanto a função PROJ.LIN (que pode dar informações estatísticas mais detalhadas) ou mesmo a função TENDÊNCIA (que é utilizada quando já tenho certeza do auto grau de correlação).
§  Importante: Quanto maior for a série histórica, melhor será a qualidade da reta de projetada.
O que fazer?
§  Se a empresa precisa projetar a receita de vendas de uma forma estatística mais técnica;
§  Se a empresa entende que exista uma alta correlação entre o aumento das vendas, os gastos com propaganda e o incentivo através de comissão de vendas;
Problema      
                   
  • Como projetar a receita de vendas para esse mês, tendo como correlação duas variáveis que, a princípio, influenciam no resultado do aumento de receita de vendas, que, segundo estimativas, deveremos determinar os gastos com propaganda nem $95 mil e  comissão de vendas em 2,5%?
  Solução
  • Para que possamos ter acesso às informações que nos permitirão montar a planilha e obter as respostas para nosso problemas, clique : Baixe a planilha para praticar.
Boa Sorte

sábado, 16 de fevereiro de 2013

GESTÃO ESTRATÉGICA DO FLUXO DE CAIXA





GESTÃO ESTRATÉGICA DO FLUXO DE CAIXA



  • Essa planilha apresenta um exemplo hipotético de entradas e saídas de caixa;
  • É preciso analisar detalhadamente cada grupo de conta pelo percentual de representatividade no grupo;
  • É preciso apresentar o fluxo de caixa em sintético e analítico;
  • É preciso analisar o fluxo de caixa pela sazonalidade das operações;

O que fazer para analisar as contas pelo grau da sua representatividade dentro de cada grupo?

Como fazer para visualizar o fluxo de caixa de forma sintética ou analítica?

Como fazer para focar nas contas que darão o maior retorno positivo para as empresa e minimizar os impactos negativos representados dentro do fluxo de caixa?

FLUXO
DESCRIÇÃO
TOTAL
10
SALDO INICIAL DO CAIXA
9.700.959
AV%

11
(+) ENTRADAS
158.393.215
100,0%

1111.1
Receitas Operacionais
157.863.651
99,7%

1112
Adiantamento de Clientes
-
0,0%

1113
Cheques Devolvidos Recebidos
10.305
0,0%

112
Rendimentos de Aplicações Financeiras
451.755
0,3%

113
Outros Ingressos
67.504
0,0%

12
(-) SAÍDAS
128.487.957

121
Mão de Obra
46.185.173
35,9%

1211
Remuneração
24.748.026
19,3%

1212
Encargos
10.045.178
7,8%

1213
Benefícios Sociais
10.536.883
8,2%

1214
Outros Desembolsos de Mão-de-Obra
855.086
0,7%

122
Fornecedores
28.022.591
21,8%

123
Impostos e Taxas
10.964.769
8,5%

124
Despesas Operacionais
43.139.725
33,6%

12447
Seguros
1.886.291
1,5%

125
Despesas Financeiras/Bancárias
69.737
0,1%

13
DISPONIBILIDADE OPERACIONAL
29.905.258


DISPONIBILIDADE LIQUIDA
39.606.217

14
(+) Captações
150.106
0,1%

19
SALDO  FINAL  DO  CAIXA
39.756.323



Montagem da planilha

   

  • Com base na planilha anterior, construa estrutura de tópicos para os subgrupos do fluxo de caixa, que podem ser visualizados através da ferramenta específica do Excel emDados/Organizar estrutura de tópicos/Agrupar,  visualizando as diferentes opções entre o analítico e o sintético;
  • Construa no final direito da planilha uma coluna que calcule o percentual de representatividade de cada conta em seu  respectivo grupo;
  • Verifique se as linhas de cada conta são as mais adequadas para a sua empresa e faça as adaptações que forem necessária para a sua melhor gestão;
  • Procure buscar  de forma automática as informações que devem alimentar automaticamente o seu fluxo de caixa através da ferramenta do Excel comoDados/Obter dados externos/Criar nova consulta ao banco de dados. Isso irá facilitar a organização e gestão das suas informações além de dar maior confiabilidade na tomada de decisão.

Conclusão


  • Com certeza as ferramentas do Excel poderão lhe ajudar na gestão e organizações do seu fluxo de caixa, porém somente você e os gestores da sua empresa é quem poderão determinar quais as contas e as respectivas aberturas que deverão ser gerenciadas;
  • Para buscar um melhor resultado na gestão do seu fluxo de caixa é preciso analisar cuidadosamente as contas de maior representatividade, buscando assim maximizar as contas de ENTRADA de recursos e minimizar as contas de SAÍDA de recursos.
  •  As decisões tomadas a partir das informações obtidas do fluxo de caixa projetado de curto prazo serão, quase sempre, do tipo:
§  O quanto deverá ser aplicado, a partir de quando, em que ativos e por quanto tempo;
§  O quanto poderá ser retirado do giro sob a forma de investimentos ou de retirada dos acionistas e quais as conseqüências desta decisão;
§  O quanto terá que ser aportado à empresa sob a forma de empréstimos, transferências, capital dos acionistas ou venda de imobilizado de forma a “fechar” o caixa;
§  Que tipos de captações deverão ser feitas, a partir de quando, em que volumes e por quanto tempo;
§  Qual o caixa mínimo que a empresa deverá manter em seu “Disponível” para fazer face aos seus compromissos. 

Para ter acesso a planilha, clique: Baixe a planilha para praticar.