COMO IMPLANTAR UM FLUXO DE CAIXA

COMO IMPLANTAR UM FLUXO DE CAIXA

Nos últimos quinhentos anos a contabilidade tem sido o grande instrumento de gestão empresarial em geral e de gestão financeira em particular. No entanto, com a crescente complexidade dos processos empresariais, a contabilidade começa a apresentar suas fragilidades, o que dificulta ao administrador o conhecimento da verdadeira situação patrimonial e financeira de seu negócio Nós nos referimos principalmente aos seguintes problemas:

!  O fato contábil está sujeito a interpretações. Apesar de toda a regulamentação que regula os procedimentos contábeis, ainda existe uma zona cinza que dá margens a interpretações e que é justamente onde atua o chamado planejamento fiscal. Isto faz com que duas empresas teoricamente idênticas possam apresentar balanços patrimoniais diferentes.

!  A contabilidade demora. De fato, a contabilidade em tempo real registra apenas os chamados “lançamentos de caixa”, ou seja, aqueles que implicam em entrada ou saída de dinheiro. No entanto, ninguém faz depreciações diárias, ou apura o seu lucro diariamente, ou provisiona o imposto de renda e as demais reservas em bases diárias. Isto faz com que a realidade patrimonial da empresa somente seja conhecida algum tempo após o encerramento do período contábil;

!  A contabilidade conta uma história que já aconteceu. A contabilidade não tem capacidade de olhar para a frente.

!  Além disto, quem quebra uma empresa não é o seu prejuízo mas sim o seu fluxo de caixa. É relativamente comum ver-se empresas que apresentam lucro contábil e que quebram porque a equação “ativo circulante vs. passivo circulante” é incompatível com sua estrutura de capital de giro.

Isto tudo faz com que o administrador busque novos instrumentos que o auxiliem, juntamente com a contabilidade, a interpretar a realidade de seu negócio. E é aí que entra o fluxo de caixa.

O fluxo de caixa é um método de aferição e interpretação das variações dos saldos do “Disponível” da empresa. É o produto final da integração do Contas a Receber com o Contas a Pagar, de tal forma que, quando se olha para traz e se compara as contas recebidas com as contas pagas tem-se o fluxo de caixa realizado e quando se compara as contas a receber com as contas a pagar, tem-se o fluxo de caixa projetado. Ao contrário do que acontece com a contabilidade;

!  O fluxo de caixa não está sujeito a interpretações. Ou o dinheiro entrou ou não entrou. Ou saiu ou não saiu. Isto significa que o fluxo de caixa reproduz um retrato sem distorções da realidade da empresa. Daí se dizer que o lucro é uma opinião e o fluxo de caixa é um fato.

!  O fluxo de caixa é imediato, ou seja, pode ser tirado diariamente, o que proporciona ao administrador um radiografia permanentemente atualizada de sua empresa;

!  O fluxo da caixa tanto olha para trás como olha para frente, o que permite ao administrador projetar, dia a dia, dentro de determinados limites, a evolução de seu disponível de forma a que possa tomar, com a devida antecedência, as medidas que se façam necessárias para enfrentar a escassez ou o excesso de recursos.

No entanto o fluxo de caixa tem sido usado, quase que exclusivamente, como instrumento de avaliação de investimentos. Muito pouco tem sido dito ou escrito acerca o fluxo de caixa como o poderosíssimo instrumento de gestão financeira que ele é. Daí as empresas, de um modo geral, fazerem um uso tão limitado de suas possibilidades.

O que vemos, quase sempre, é que as empresas olham para o fluxo realizado apenas para verem se o saldo no período foi positivo ou não. Quanto ao fluxo projetado, este tem sido usado, quase que exclusivamente, para verificar se a empresa terá recursos suficientes para pagar suas contas. E no entanto o fluxo de caixa pode informar isto e muitíssimo mais.

Estruturando o Plano de Contas

Muito do sucesso do sistema de fluxo de caixa vai depender de como seja estruturado o plano de contas da Tesouraria. Algumas pessoas perguntam qual a primeira coisa que deve fazer uma empresa que queira implantar, a partir do zero, um sistema de acompanhamento do fluxo de caixa. Nesses casos a resposta é: o plano de contas da tesouraria!

Por mais parecidos que sejam os planos de contas da Contabilidade e da Tesouraria, algumas diferenças sempre existirão porque:

!  Existem entradas que não são receitas (Ex: aportes de capital em dinheiro).

!  Existem receitas que não são entradas (Ex: lucro de equivalência patrimonial).

!  Existem despesas que não são saídas (Ex: a depreciação)

!  Existem saídas que não são despesas (Ex: os adiantamentos)

Aqui vão algumas “dicas” que ajudarão a você a estruturar melhor o seu plano de contas:

!  Mantenha o seu plano de contas tão simples e sucinto quanto possível. Verifique se é realmente necessário abrir contas para controlar despesas tais como “despesas de copa”, “condução urbana”, “despachante” etc.

!  Como regra geral você não deve se preocupar em abrir contas para controlar despesas que isoladamente possuam um valor inexpressivo ou que só ocorram esporadicamente (exemplo: ”brindes de natal”). Lance estas despesas em uma conta de “diversos”.

!  Pelos motivos acima, veja se realmente é necessário discriminar as despesas pagas pelo fundo fixo de caixa. Se não, lance-as em uma conta especialmente criada para este fim denominada “fundo fixo de caixa”, já que este fundo só deve pagar pequenas despesas.

!  Não abra contas que, por sua semelhança entre si, possam confundir o operador na hora da classificação, como por exemplo “manutenção do imobilizado” e “conservação do imobilizado”.

!  Ao numerar suas contas e sub-contas não use uma numeração seqüencial que impeça a você no futuro inserir novas contas e sub-contas entre as já existentes. Estude a possibilidade de saltar a numeração de três em três ou de cinco em cinco.

!  Todas as vezes que uma conta tiver uma sub-conta denominada “Diversos” ou “Outros”, atribua aos dois últimos dígitos do código desta sub-conta os algarismos 99 de forma a que esta seja a última sub-conta de sua conta.

!  Nunca crie dentro de uma mesma conta, sub-contas de naturezas diferentes.

Exemplo:   XX.00  Serviços Públicos

XX.01	Luz e Força
XX.02	Telefone
XX.03	“Gasolina”

Verifique se no exemplo acima as despesas de “Gasolina” não ficariam melhor classificadas como

“Despesas com Veículos”.

Veja nos exercícios anexos um exemplo de um Plano de Contas de Tesouraria em 3 (níveis).

ENTRADAS

100 Recebido de Clientes

   101 Vendas de Produtos

Terceiro Nível

Segundo Nível

Primeiro Nível

Escolhendo os Saldos a Controlar

Mas afinal, quais são os ativos que devem ser incluídos no saldo inicial e no saldo final do fluxo de caixa? Quando se trata do fluxo realizado ou do fluxo projetado de curto prazo, o saldo a controlar é o saldo do “Disponível”, ou seja, o saldo composto do dinheiro existente em caixa, nas contas correntes bancárias e nas aplicações de liquidez imediata.

Exemplo:

Suponhamos que a empresa possua um saldo inicial de $1000 em suas contas correntes e que decida investir $900 em uma aplicação de liquidez imediata. Como ficaria o saldo do seu fluxo de caixa? Neste caso, e dentro do princípio que estamos defendendo, como se trata um investimento de liquidez imediata, e que portanto está classificado na conta de “Disponível”, o saldo não se altera e permanece $1000.

E se, no exemplo acima, a empresa decidisse aplicar os mesmos $900, só que em vez de uma aplicação de liquidez imediata, ela optasse por um CDB de 90 dias, como ficaria o saldo do seu fluxo de caixa? Bom, neste caso, como este CDB não pode ser classificado como um “Disponível” mas deve ser classificado como um “Realizável a Curto Prazo”, o saldo ficaria reduzido para $100.

Reconciliando Saldos

Uma regra básica de Tesouraria é que “os saldos bancários devem ser reconciliados diariamente” sem o que o seu fluxo de caixa começa a perder confiabilidade.

A reconciliação diária do saldo do disponível com o saldo do fluxo de caixa é a garantia de que se está lançando corretamente todas as entradas e todas as saídas, que não está havendo lançamentos em duplicidade nem erros de digitação.

É impressionante como esta regra tão óbvia e tão elementar é desprezada pela maioria dos administradores financeiros!

Relatórios e Gráficos

O fluxo de caixa é o resultado final da integração das contas a receber com as contas a pagar . Assim é que, quando se olha para trás, ou seja, quando se compara as contas recebidas com as contas pagas em um determinado período, tem-se o fluxo de caixa realizado. Quando, ao contrário, olha-se para frente e se compara as contas a receber com as contas a pagar, tem-se o fluxo de caixa projetado.

Os principais relatórios de monitoramento do fluxo de caixa são:

1. O Fluxo de Caixa Realizado

Para a direção geral da empresa, duas são as principais questões a serem respondidas por qualquer programa de fluxo de caixa:

!  como se comportou o fluxo de caixa no período que passou?

!  como vai ser comportar o fluxo de caixa no(s) próximo(s) período(s)?

O controle do “Fluxo de Caixa Realizado” responde à primeira destas questões. Este controle deve estar disponível em reais ou em moeda estrangeira. Fornece as situações do saldo inicial, das entradas, das saídas e o saldo final do período (geralmente o mês), relacionando as contas, sub contas, clientes e fornecedores. Nos relatórios em moeda estrangeira, apresenta ainda os ganhos ou as perdas de tradução no período.

___lrtb Caixa Realizado no Período

Saldo Inicial	$ 21.561,99
Entradas
Recebido de Clientes	$ 82.052,80
Receitas Financeiras	$ 9,32
Operações Financeiras	$ 9,77
Receitas Patrimoniais
Receitas Eventuais	$ 695,33
Total das Entradas	$ 82.767,22
Saídas
Despesas Administrativas	$ 7.456,00
Despesas Comerciais	$ 80,00
Despesas Financeiras	$ 576,55
Material de Revenda	$ 44.109,03
Despesas de Pessoal	$ 13.908,81
Encargos	$ 2.184,44
Serviços Prestados	$ 3.282,41
Impostos e Taxas	$ 9.128,94
Despesas Patrimoniais	$ 882,50
Saídas Diversas	$ 2.739,69
Total de Saídas	$ 84.348,37
Saldo Final	$ (1.581,15)
Saldo Acumulado	$ 19.980,84

Caixa Realizado (dia a dia)

	02/01/97	03/01/97	06/01/97	07/01/97	08/01/97
	Quinta-Feira	Sexta-Feira	Segunda-	Terça-Feira	Quarta-
			Feira		Feira
Saldo Inicial	$ 21.561,99	$ 20.739,17	$ 20.848,53	$ 8.087,03	$ 6.244,22
Entradas
Recebido de Clientes	$ 4.286,35	$ 1.501,95	$ 3.719,25	$ 824,96	$ 1.453,77
Receitas Financeiras				$ 3,57
Operações Financeiras					$ 2,10
Receitas Patrimoniais
Receitas Eventuais					$ 42,90
Total de Entradas	$ 4.286,35	$ 1.501,95	$ 3.719,25	$ 828,53	$ 1.498,77
Saídas
Despesas Administrativas	$ 988,78	$ 591,10	$ 14,25	$ 429,77	$ 322,10
Despesas Comerciais
Despesas Financeiras	$ 5,61	$ 7,40	$ 262,56	$ 13,74
Material de Revenda	$ 2.359,22	$ 711,59	$ 4.560,09	$ 1.240,94	$ 858,50
Despesas do Pessoal			$ 10.041,44
Encargos	$ 1.734,00			$ 450,44
Serviços Prestados			$ 1.602,41	$ 250,00	$ 100,00
Impostos e Taxas	$ 21,56
Despesas Patrimoniais		$ 82,50
Saídas Diversas				$ 286,45	$ 130,10
Totais de Saídas	$ 5.109,17	$ 1.392,59	$ 16.480,75	$ 2.671,34	$ 1.410,70
Saldo Final	$ (822,82)	$ 109,36	$ (12.761,50)	$ (1.842,81)	$ 88,07
Saldo Acumulado	$ 20.739,17	$ 20.848,53	$ 8.087,03	$ 6.244,22	$ 6.332,29

2. O Fluxo de Caixa Projetado

Em se tratando do fluxo de caixa projetado de curto prazo, este importantíssimo controle deve informar como comportará o fluxo de caixa da empresa em um período futuro definido pelo Tesoureiro, apresentando sua evolução dia a dia. Comparando o projetado com o realizado, permite verificar dados importantes, tais como:

!  quais os recebimentos previstos que não entraram

!  quais os recebimentos não previstos que entraram

!  quais os pagamentos previstos que não foram realizados

!  quais os pagamentos não previstos que foram realizados

A curva dos saldos projetados permite que se planeje as aplicações e as operações financeiras.

Em se tratando do fluxo de caixa projetado de longo prazo, este relatório fornece os dados que serão utilizados no relatório de fluxo projetado vs. fluxo realizado.

3. Fluxo Projetado vs. Fluxo Realizado

Este relatório controla o orçamento de caixa, ou seja, compara o fluxo projetado com o realizado. No que diz respeito ao fluxo de caixa projetado de curto prazo, esta comparação pode ser feita dia a dia de forma a acompanhar a evolução do fluxo.

Exemplo:

O relatório do 10º dia do mês compara o que já foi recebido e pago até aquela data com o que se esperava receber e gastar até aquele dia. Pode-se ainda comparar o que se gastou até uma determinada data com o que se projetou gastar em todo o período.

Normalmente este relatório é tirado no final do mês e compara o fluxo projetado de longo prazo com o fluxo realizado. O objetivo deste relatório é avaliar os desvios observados entre o planejamento de caixa inicial e sua execução.

Projetado vs. Realizado

Mês: Novembro/95

			Variação
	Prof.	Real	(Real/Projetado)
Despesas Administrativas	$ 6.900,00	$ 7.770,00	12,61%
Aluguel de Equipamentos	$ 140,00
		$ 205,00	46,43%
Luz	$ 700,00	$ 650,00	-7,14%
Água e Esgoto	$ 200,00	$ 215,00	7,50%
Telefone	$ 1.100,00	$ 965,00	-12,27%
Seguro Comercial	$ 420,00	$ 535,00	27,38%
Material de Escritório	$ 600,00	$ 725,00	20,83%
Material de Computador	$ 1.100,00
Manutenção de Equipamento	$ 400,00	$ 1.185,00	196,25%
Manutenção de Imobilizado		$ 20,00
Assinatura de Periódicos	$ 40,00	$ 25,00	-37,50%
Despesas de Viagens	$ 600,00
Material de Loja	$ 1.500,00	$ 2.325,00	55,00%
Diversos	$ 100,00
		$ 920,00	820,00%
Despesas Comerciais	$ 7.470,00	$ 430,00	-94,24%
Publicidade	$ 7.000,00	$ 375,00	-94,64%
Assessoria de Imprensa	$ 400,00
Serv. Prot. Ao Crédito	$ 50,00	$ 55,00	10,00%
Despesas de Crediário
Diversos	$ 20,00
Despesas de Pessoal	$ 23.750,00	$ 20.410,00	-14,06%
Diretoria	$ 5.000,00	$ 5.000,00
Folha da Loja	$ 10.500,00	$ 2.645,00	-74,81%
Folha de Escritório	$ 5.000,00	$ 3.635,00	-27,30%
13º Salário	$ 1.200,00	$ 5.149,00	329,08%
Rescisões	$ 750,00
		$ 1.966,00	162,13%
Vale Transporte	$ 1.100,00	$ 1.185,00	7,73%
Prêmios
Seguro Saúde
Diversos	$ 200,00	$ 830,00	315,00%
Encargos	$ 1.650,00	$ 1.535,00	-6,97%
INSS	$ 900,00
		$ 1.050,00	16,67%
FGTS	$ 200,00	$ 255,00	27,50%
Impostos s/ Salários	$ 550,00	$ 230,00	-58,18%
Serviços Prestados	$ 2.820,00	$ 2.440,00	-13,48%
Departamento de Vitrines	$ 500,00	$ 675,00	35,00%
Contabilidade Externa	$ 500,00	$ 5,00	-99,00%
Consultorias	$ 1.000,00
		$ 1.000,00	0,00%
Processamento de Dados	$ 200,00	$ 210,00	5,00%
Advogados	$ 50,00
Artes Gráficas	$ 120,00	$ 450,00	275,00%
Serviço de Segurança		$ 100,00
Diversos	$ 450,00

4. Evolução Mensal

Este controle é muito útil à alta administração da empresa pois compara mês a mês, as entradas, as saídas e os saldos. A análise desta evolução permite identificar quais as contas que estão apresentando descontrole. Esta análise fica ainda mais simples quando o relatório é em moeda estrangeira porque, neste caso, os efeitos da inflação são anulados.