PLANILHA PARA ATUALIZAÇÃO AUTOMÁTICA DE CONTRATOS

PLANILHA PARA ATUALIZAÇÃO AUTOMÁTICA DE CONTRATOS

*Esta planilha, pronta para uso, está disponível para download, que poderá ser solicitado através do e-mail: albertolima3@gmail.com

Introdução

Como é possível apresentar valores contratuais reajustados através de índices financeiros acumulados desde a data da contratação?

Como isso pode ser feito automaticamente, utilizando números índices em faixa de períodos diferentes sem a necessidade de ajustes constantes nas fórmulas?

Suponha que você tenha que apresentar o reajuste de alguns contratos, todos eles pela taxa mensal SELIC mais 1% ao mês . Para facilitar, vamos supor que todos os contratos utilizam essa metodologia.

Como fazer para importar dados externos de um site que tenha o histórico do índice requisitado (ex.:www.calculos.com.br), ou qualquer outro, conforme cada contrato?

Isso, e muito mais, é o que veremos nessa Planilha Especial .

Informações 

• Suponha que você tenha que apresentar o reajuste de alguns contratos, todos eles pela taxa mensal SELIC mais 1% ao mês. Para facilitar, vamos supor que todos os contratos utilizam essa metodologia. 

• Considere que os ajustes são calculados a partir do mês subseqüente ao mês da assinatura do contrato até o mês anterior do mês atual; 

• Considere também que deve ser apresentado em destaque a taxa acumulada mais o adicional mensal até o mês anterior do mês atual; 

• Deve ser apresentado também o mês e anos em que deve ser iniciado o reajuste e o mês atual de atualizado já no primeiro dia do mês; 

• Para facilitar os nossos cálculos considere que todos os contratos foram firmados sempre no primeiro dia de cada mês; 

O que fazer?

• Para calcular a taxa acumulada desde a data de contratação até o mês atual, mas de forma automática?

• Para importar dados externos de um site que tenha o histórico do índice requisitado (ex.: www.calculos.com.br) ou qualquer outro, de acordo com cada contrato?

• Para apresentar automaticamente a data de início e fim dos períodos em que deverá ocorrer o reajuste do contrato?

• Para estruturar uma forma de busca do mês subseqüente ao mês do contrato para iniciar os reajustes?

• Para apresentar a taxa acumulada desde a sua criação até a data atual?

• Para apresentar a taxa acumulada anual?

Problema 

1. Como é possível apresentar valores contratuais reajustados através de índices financeiros acumulados desde a data da contratação?
2. Como isso pode ser feito automaticamente, utilizando números índices em faixa de períodos diferentes sem a necessidade de ajustes constantes nas fórmulas?

Instruções para a montagem da Planilha

§  Posicione o cursor em M20 e faça uma busca na Internet para trazer o histórico de índices financeiros utilizando a opção do seu menu do Excel de Dados/Importar dados Externos. Sugerimos nesse exemplo a utilização da Taxa Mensal SELIC, onde você pode encontrar, por exemplo no site www.calculos.com.br ou qualquer outro, onde você pode trazer o endereço exato da tabela à partir da versão XP do Excel ou mais recente, clicando com o botão direito do mouse e depois na opção Propriedades para apresentar o endereço exato da tabela que você quer buscar para a sua planilha;

§  Depois que a tabela original do site estiver na sua planilha, será necessário inverter a seqüência da tabela para que você possa acumular os percentuais em uma seqüência lógica, iniciando na menor data (que no caso é fevereiro de 95) até a última taxa. Para isso, será necessário ordenar a tabela através da opção Dados/Classificar primeiro por ano e depois por mês, lembrando que na segunda etapa você deve alterar em Opções para mês por extenso. Assim iniciaremos a nossa tabela em fevereiro de 95 até o mês e ano atual; Alertamos que deve ficar atento para efetuar as necessárias correções provocadas pelas mudanças de versões do Excel;

§  Como os valores dos índices estarão estruturados como números puros e não como percentual, para que possamos efetuar os cálculos com os índices, aconselhamos estruturar uma fórmula simples na coluna P para buscar o valor do índice na coluna O e depois dividir por 100 para transformar em número decimal. Posteriormente  você deverá formatar como número percentual;

§  Na coluna Q você deve estruturar uma função SE, que vai testar se tiver um índice percentual na coluna P deverá então adicionar mais 1%, para atender a política dos contratos sugeridos;

§  Na coluna R você deverá apresentar o número percentual índice ajustado, multiplicando através de número índice o percentual da SELIC com o 1% de adicional. Obs: Entende-se como Número Índice o número percentual mais 1 (um). No final do cálculo retira-se esse número um que serviu como auxílio para o nosso cálculo;

§  Para acumular o índice no ano, utilizamos o mesmo procedimento na coluna S. Isso será utilizado apenas para efeito de comparação dos índices anuais. Para facilitar os nossos cálculos, utilizamos na coluna S a função VFPLANO.

§  Na coluna L você deverá criar um índice para acumular a taxa na periodicidade desejada, conforme cada contrato, onde são utilizadas as funções PROCV e DATA, com referência ao mês vigente de cada índice localizado na coluna N, onde deverá ser formatado como mês e ano. Essa informação é estruturada com base no mês apresentado pela tabela original (que buscamos na Internet) e a Tabela Auxiliar desenvolvida em N4;

§  A coluna K apresenta apenas a taxa SELIC acumulada desde fevereiro de 1995;

§  Com base no índice acumulado no período do reajuste apresentado na coluna E, na coluna F vamos apresentar o valor monetário original reajustado desde a data da contratação até a data do mês anteriormente ao atual, conforme anteriormente comentado;

§  Nas células que vão de G8 até G13 vamos apresentar o mês subseqüente ao mês da contratação (necessário para início dos cálculos dos reajustes), utilizando a função FIMMÊS para apresentar o fim do mês da data da contratação e, posteriormente, somando mais 1 (um) para que apresente sempre o primeiro dia do próximo mês necessário para o reajuste acordado, conforme comentado;

§  O mesmo procedimento deverá ser adotado na faixa de células de H8 até H13, considerando que o final do mês atual eu posso buscar através da função HOJE que trás a informação do próprio sistema;

§  Lembre-se sempre de atualizar a planilha quanto necessário, que nesse caso deverá ocorrer a partir de maio/07. Caso contrário a sua tabela apresentará um erro de não disponível (N/D), por não encontrar a data do mês vigente.

Conclusão

• É importante sempre manter os valores contratuais sempre atualizados, não só para que sejam adequadamente contabilizados, mas também para que sejam controlados.  E isso pode ser facilmente organizado pelo Excel, mas é importante analisar as características de cada contrato e buscar sempre índices financeiros atualizado, preferencialmente de forma automática, para evitar a digitação desnecessária e , consequentemente erro indesejáveis.