segunda-feira, 29 de outubro de 2012

COMO CALCULAR AS HORAS DE UM PROJETO



COMO CALCULAR AS HORAS DE UM PROJETO

Suponha que você tenha que elaborar uma planinha para controlar o número de horas efetivamente trabalhadas e o respectivo valor de um projeto de implantação de Orçamento em Excel. Como podemos somar o valor das horas totais e calcular o valor monetário até então gastos e apresentando o valor por extenso sem que o Excel apresente erro?

Para que não haja nenhuma dúvida será necessário apresentar de forma automática o valor por extenso do valor do custo hora e também o valor total calculado.

No entanto, alguns problemas podem ser detectados na elaboração da sua planilhas como:
  • A formatação padrão de hora não funciona para obter o valor total das horas trabalhadas;
  • A formatação padrão de hora não permite que seja calculado o custo total de horas multiplicando apenas o valor total de horas efetivamente trabalhada e o valor do custo hora;
  • Não existe uma função padrão do Excel que possa apresentar sempre o valor por extenso do custo hora e também do valor total do projeto.
Isso poderá ser simples de solucionar desde que você tenha a função ou ferramenta adequado do Excel, ou ainda criar através de novos Suplementos no Excel. Vejamos como isso pode ser feito.

Importante: Não esqueça de colocar a segurança de macros no nível médio ou baixo além de clicar na opção "Ativar Macro" nas planilhas disponíveis abaixo quando você for abrí-la. Caso contrário você terá problemas para utilizar essas planilhas.


Informações 

Suponha que você tenha que elaborar uma planinha para controlar o número de horas efetivamente trabalhadas e o respectivo valor de um projeto de implantação de Orçamento em Excel; 
Para que não haja nenhuma dúvida será necessário apresentar de forma automática o valor por extenso do custo hora por dia, assim como o respectivo valor total calculado.
 
O que fazer? 

§ Se a formatação padrão de hora não funciona para a soma de datas? 

§ Se a formatação padrão de hora não permite que seja calculado o custo total de datas multiplicando apenas o valor total de horas efetivamente trabalhada e o valor do custo hora? 

§ Se for requisitado apresentar sempre o valor por extenso do custo hora e também do valor total do projeto?
 
Problema 

Como calcular o valor total de horas efetivamente trabalhadas assim como apresentar o respectivo valor por extenso? 

Solução

Para que possa ter acesso às respostas para o problema e montar a planilha com as soluções a estas questões, clic: Baixe a planilha para praticar.

BOA SORTE

quarta-feira, 24 de outubro de 2012

COMO OTIMIZAR LISTAGENS DE INFORMAÇÕES



COMO OTIMIZAR LISTAGENS DE INFORMAÇÕES




Ao montar uma planilha, você deve levar em consideração o tipo de informação que ela deverá armazenar. No seu dia-a-dia de uso do Excel, é provável que você já tenha tido problemas com informações que não estão tão organizadas quanto deveriam, ou dificuldades para classificar dados; você pode até mesmo ter perdido um tempo razoável procurando por espaços duplicados em suas planilhas ou pontos e traços fora de lugar.

A planilha especial a seguir utiliza validação de dados e formatação de valores para dar um "banho de loja" em uma tabela com este tipo de problema. Dispomos de um pequeno banco de dados de clientes que não está bem organizado: entre outros problemas, os telefones não seguem um padrão e os endereços estão em formatos completamente diferentes, de forma que qualquer tentativa de filtrar registros a partir de determinado critério será trabalhosa.

Informações 

Na tabela acima, temos um pequeno cadastro de clientes de uma empresa. Ela possui os seguintes campos: 
  • Nome do cliente; 
  • CPF; 
  • Endereço completo; 
  • Email; 
  • Telefone. 
Problema 

Suponha que desejamos entrar em contato com todos os clientes que moram em São Paulo, para confirmar suas presenças em um evento. Também descobrimos que será necessário verificar todos os CPFs dos moradores do Jd. Rios, em Belo Horizonte. 

É fácil cumprir as tarefas acima neste cadastro de dez clientes. O que fazer, contudo, quando o número de clientes é maior? A tabela acima está mal organizada: note o estado errado na linha 12 e as variações no preenchimento dos campos. Para uma quantidade maior de dados, será muito difícil recuperar informações desta planilha.

Baixe a planilha para saber como os dados devem ser organizados para que você possa tirar o máximo das suas informações.

Solução 

Na aba "SOLUÇÃO", a tabela foi reorganizada de forma a separar melhor os dados. A ordem dos campos foi revista, e novas colunas foram adicionadas: o campo endereço, por exemplo, foi dividido em endereço, número, complemento, bairro, cidade, estado e CEP. Observe o auto-filtro nas colunas bairro, cidade e estado: podemos filtrar imediatamente os dados desejados com a tabela organizada desta forma. 

Outra mudança importante é a utilização de validação e formatos de célula adequados para cada campo. Colunas de valores numéricos, como CPF, telefone e CEP, foram modificadas de forma a só permitirem a inserção de algarismos. Quando um número é inserido em uma célula dessas colunas, a formatação de célula é aplicada de forma a inserir os pontos ou traços necessários para visualização. Isto facilita o trabalho de quem preenche a planilha, mantém seus dados organizados e permite manipulações mais eficientes. 

Baixe a planilha para saber como os dados devem ser organizados para que você possa tirar o máximo das suas informações.


BOA SORTE.

segunda-feira, 22 de outubro de 2012

COMO ESTRUTURAR UMA PLANILHA PARA CÁLCULO DE LEASING




COMO ESTRUTURAR UMA PLANILHA PARA CÁLCULO DE LEASING


Essa planilha especial apresenta um exemplo hipotético de cálculo de leasing de um bem qualquer. Portanto como estruturar uma planilha para cálculo da parcela mensal do Leasing ?

  • Como calcular o valor da prestação mensal?
  • Como calcular o valor da contra prestação mensal?
  • Como calcular o VRG mensal?
  • Como calcular os juros até a data de aniversário do contrato e também até o final do mês?
  • Como colocar a palavra “meses” junto com o número de prestações e de vida útil do bem, sem afetar o cálculo?

Enfim, é presiso analisar todas as formas de financiamento detalhado, como uma planilha para cálculo do Leasing.

ARRENDAMENTO MERCANTIL (LEASING)
FLUXO FINANCEIRO
 (em R$)
Data  do Contrato
23/08/09
(A) Valor do Bem
23.740,00
(B) Valor do VRG a vista
15.200,00
(C) Valor Financiado (A-B)
8.540,00
(D) Tarifa Financiada
520,00
Vida Útil do Bem
42
meses
Quantidade de Parcelas
24
meses
Juros a apropriar
2,20%
Juros da parcela
2,23%
VRG Mensal:
?
Contraprestação Mensal:
?
Valor da Parcela Mensal:
?

Informações

  • Essa planilha apresenta um exemplo hipotético de cálculo de leasing de um bem qualquer;
  • Vamos considerar o valor do VRG (Valor Residual Garantido) do bem aproximadamente 64% do valor total do mesmo;
  • Vamos considerar também R$520,00 , aproximadamente 3%,  de tarifa a ser financiada;
  • A vida útil do bem é de 42 meses, mas ele será financiado em 24 meses;
  • O juros a apropriar será de aproximadamente 2,20% enquanto que os juros da parcela será de aproximadamente 2,23%;

O que fazer

  • Para calcular o valor da prestação mensal?
  • Para calcular o valor da contra prestação mensal?
  • Para calcular o VRG mensal?
  • Para calcular os juros até a data de aniversário do contrato e também até o final do mês?
  • Para colocar a palavra “meses” junto com o número de prestações e de vida útil do bem, sem afetar o cálculo?

Problema

§  Como estruturar uma planilha para cálculo da parcela mensal do Leasing ?

Solução
BOA SORTE

sexta-feira, 19 de outubro de 2012

GESTÃO ESTRATÉGICA DO FLUXO DE CAIXA



GESTÃO ESTRATÉGICA DO FLUXO DE CAIXA



  • Essa planilha apresenta um exemplo hipotético de entradas e saídas de caixa;
  • É preciso analisar detalhadamente cada grupo de conta pelo percentual de representatividade no grupo;
  • É preciso apresentar o fluxo de caixa em sintético e analítico;
  • É preciso analisar o fluxo de caixa pela sazonalidade das operações;

O que fazer para analisar as contas pelo grau da sua representatividade dentro de cada grupo?

Como fazer para visualizar o fluxo de caixa de forma sintética ou analítica?

Como fazer para focar nas contas que darão o maior retorno positivo para as empresa e minimizar os impactos negativos representados dentro do fluxo de caixa?

FLUXO
DESCRIÇÃO
TOTAL
10
SALDO INICIAL DO CAIXA
9.700.959
AV%

11
(+) ENTRADAS
158.393.215
100,0%

1111.1
Receitas Operacionais
157.863.651
99,7%

1112
Adiantamento de Clientes
-
0,0%

1113
Cheques Devolvidos Recebidos
10.305
0,0%

112
Rendimentos de Aplicações Financeiras
451.755
0,3%

113
Outros Ingressos
67.504
0,0%

12
(-) SAÍDAS
128.487.957

121
Mão de Obra
46.185.173
35,9%

1211
Remuneração
24.748.026
19,3%

1212
Encargos
10.045.178
7,8%

1213
Benefícios Sociais
10.536.883
8,2%

1214
Outros Desembolsos de Mão-de-Obra
855.086
0,7%

122
Fornecedores
28.022.591
21,8%

123
Impostos e Taxas
10.964.769
8,5%

124
Despesas Operacionais
43.139.725
33,6%

12447
Seguros
1.886.291
1,5%

125
Despesas Financeiras/Bancárias
69.737
0,1%

13
DISPONIBILIDADE OPERACIONAL
29.905.258


DISPONIBILIDADE LIQUIDA
39.606.217

14
(+) Captações
150.106
0,1%

19
SALDO  FINAL  DO  CAIXA
39.756.323

Montagem da planilha   

  • Com base na planilha anterior, construa estrutura de tópicos para os subgrupos do fluxo de caixa, que podem ser visualizados através da ferramenta específica do Excel em Dados/Organizar estrutura de tópicos/Agrupar,  visualizando as diferentes opções entre o analítico e o sintético;
  • Construa no final direito da planilha uma coluna que calcule o percentual de representatividade de cada conta em seu  respectivo grupo;
  • Verifique se as linhas de cada conta são as mais adequadas para a sua empresa e faça as adaptações que forem necessária para a sua melhor gestão;
  • Procure buscar  de forma automática as informações que devem alimentar automaticamente o seu fluxo de caixa através da ferramenta do Excel como Dados/Obter dados externos/Criar nova consulta ao banco de dados. Isso irá facilitar a organização e gestão das suas informações além de dar maior confiabilidade na tomada de decisão.

Conclusão

  • Com certeza as ferramentas do Excel poderão lhe ajudar na gestão e organizações do seu fluxo de caixa, porém somente você e os gestores da sua empresa é quem poderão determinar quais as contas e as respectivas aberturas que deverão ser gerenciadas;
  • Para buscar um melhor resultado na gestão do seu fluxo de caixa é preciso analisar cuidadosamente as contas de maior representatividade, buscando assim maximizar as contas de ENTRADA de recursos e minimizar as contas de SAÍDA de recursos.
  •  As decisões tomadas a partir das informações obtidas do fluxo de caixa projetado de curto prazo serão, quase sempre, do tipo:
§  O quanto deverá ser aplicado, a partir de quando, em que ativos e por quanto tempo;
§  O quanto poderá ser retirado do giro sob a forma de investimentos ou de retirada dos acionistas e quais as conseqüências desta decisão;
§  O quanto terá que ser aportado à empresa sob a forma de empréstimos, transferências, capital dos acionistas ou venda de imobilizado de forma a “fechar” o caixa;
§  Que tipos de captações deverão ser feitas, a partir de quando, em que volumes e por quanto tempo;
§  Qual o caixa mínimo que a empresa deverá manter em seu “Disponível” para fazer face aos seus compromissos. 


Para ter acesso a planilha, clique: Baixe a planilha para praticar.