COMO ORGANIZAR A APRESENTAÇÃO DE RESULTADOS

COMO ORGANIZAR A APRESENTAÇÃO DE RESULTADOS

A visualização de uma planilha completa com diversos números, informações, linhas e subtotais desviam a atenção do leitor, quando todos têm interesses particulares, e não seguem necessariamente a seqüência lógica do apresentador, havendo, assim, a repetição de diversas informações desnecessárias.

A evolução e discussão coordenadas dos pontos mais relevantes facilitam a condução das reuniões nos esclarecimentos do que realmente é importante, fazendo que todos olhem para o “mesmo ponto” em comum na planilha e compreendam quais tomadas de decisões devem ser seguidas.

É necessário atrair a atenção de pessoas diferentes com interesses particulares que questionam aspectos com focos diferenciados, de acordo com os interesses próprios.

Nesse caso, é possível conduzir uma reunião com a apresentação de uma planilha como a de resultados trimestrais, por exemplo, atraindo para uma seqüência lógica de explicações, tornando-se, assim, reuniões muito mais produtivas.

Informações

• Temos dois trimestres e diversas contas subtotalizadas que precisam ser apresentadas e discutidas separadamente; 

• A visão da planilha completa com diversos números, dados, linhas e subtotais tiram à atenção do leitor quando todos os presentes em uma apresentação precisam focar em determinados pontos; 

• A evolução e discussão coordenada dos pontos mais relevantes facilitam a condução das reuniões nos esclarecimentos do que realmente é importante, fazendo que todos olhem para o “mesmo ponto” na planilha e compreendam quanto às tomadas de decisões a serem seguidas. 

O que fazer? 

• Se diferentes pessoas questionam diferentes pontos na planilha que demonstram os resultados apurados pela empresa? 

• Se o grau de interesse em determinados itens, meses, trimestres e subtotais são diferenciados, dispersando a atenção na condução da explicação da seqüência lógica dos itens mais relevantes; 

• Se entanto alguns analisam no sentido vertical dos resultados, outros analisam no sentido horizontal, com diferentes graus de interesse, conhecimento sobre o assunto e velocidade; 

• Se, depois de determinado período na condução programada da reunião, são feitas perguntas repetitivas, principalmente quanto os itens questionados já foram explicados, mas o participante estava com atenção a outras informações do demonstrativo do resultado; 

• Se for necessário suprimir o que não está sendo discutindo no momento na planilha e enfatizar na tela o detalhamento dos pontos mais importantes e relevantes. 

Problema 

• Como automatizar os procedimentos que permitam facilitar a condução das reuniões sobre discussão dos resultados focando e buscando a atenção de todos para os valores, itens e períodos que estão sendo discutidos no momento, utilizando a ferramenta de Estrutura de Tópicos do Excel?

Solução

• Para que possamos ter acesso à solução do problema e poder montar a planilha, clique: Baixar planilha